辦公室換機、搬遷或清理舊設備，通常要先處理幾件事：甚麼時候搬走、找誰回收、費用多少。不過，在確認上門日期之前，還有一件事值得先問清楚：
機器清走了，裡面的公司資料會怎樣處理？
舊電腦裡可能有員工薪酬表、客戶名單、報價紀錄和電郵備份；影印機也可能存有掃描文件、打印工作或通訊錄。即使已經關機、恢復出廠設定，甚至開不到機，都不代表這些資料已經消失。
無論清走的是桌上電腦、手提電腦（laptop）、商用影印機、多功能打印機（MFP），還是伺服器（server），核心問題都一樣：機內的儲存裝置，是否已得到合適處理？
以下先釐清格式化與資料銷毀的分別，再介紹 HDD 和 SSD 的處理方法、租賃設備的注意事項，以及報價和交收時值得核對的內容。不熟悉 IT，也可以跟着步驟安排。
全文速讀總結
- 回收設備與處理資料是兩回事。 答應搬走舊機，不代表服務已包括資料清理或銷毀。
- 格式化或重設不一定足夠。 磁碟看起來空白，不代表原有資料已無法復原。
- NIST SP 800-88 將媒體處理分為 Clear、Purge、Destroy 三類；一般格式化不能自動視為達到 Clear。
- 曾處理人事、財務、客戶或合約資料的設備，宜安排合適且可驗證的處理方式，並保留紀錄。
- 消磁對 SSD 的快閃儲存無效。 HDD 與 SSD 要按各自的儲存方式選擇方法。
- 機內存有個人資料時，妥善處理亦涉及香港《個人資料（私隱）條例》下的責任。
- 專業資料銷毀通常另外收費；銷毀證明、即場見證或錄影是否包括在內，宜預先確認。
- 租賃設備先查租約，再問供應商。 未取得書面同意前，不要擅自拆走硬碟或銷毀設備。
一、為甚麼關機、拆走硬碟，甚至開不到機，都不代表資料已清除？
很多 IT 設備都靠內置或外接儲存裝置保存資料。電腦和 server 固然如此，商用影印機及多功能打印機也可能配備硬碟或其他儲存模組，用來保存或暫存打印工作、掃描文件及通訊錄。
所以，影印機不只是「影印」的工具，也可能是一部存有公司資料的設備。
常見的儲存媒體主要有兩類：
| 儲存媒體 | 可以怎樣理解 | 關機後資料會消失嗎？ |
|---|---|---|
| 硬碟（HDD，Hard Disk Drive） | 以磁碟片上的磁性訊號記錄資料 | 不會；關機本身不會清除資料 |
| 固態硬碟（SSD，Solid State Drive） | 以快閃記憶體晶片儲存資料 | 不會；同樣不會因關機而清空 |
清走設備前，有兩個常見誤解值得先釐清。
「把硬碟拆出來，應該就安全了吧？」
拆走硬碟，可以避免資料跟着整部機器離開，但只是改變了硬碟的位置，沒有清除裡面的內容。
若硬碟仍可正常讀取，而資料未受有效保護，別人接上合適的讀取設備後，仍可能讀到資料。因此，拆出的硬碟也要妥善保管，並安排後續清理或銷毀，不能放進抽屜便當作完成。
「機器已經壞了，資料應該讀不到吧？」
不一定。壞的是電源、主機板或屏幕，儲存裝置可能仍然正常。即使硬碟本身出現故障，也不能只憑「讀不到」便判定資料已無法復原。
真正要避免的，是設備或硬碟未經妥善處理便流入不明渠道、二手市場，或者交收後再也無法追查。當管理層、客戶或審計問起時，「已關機」或「已交回收」都不足以交代資料的去向。
實務提示
一部設備可能不止一個儲存裝置。Server 可能有多顆硬碟；影印機除了 HDD，也可能有其他儲存模組。查詢前先拍下機身、型號牌和資產標籤，再請熟悉設備的人或供應商確認數量及類型，避免只處理了其中一部分。
若今次要清走的是商用影印機，回收渠道與收費背景可一併參考：香港舊影印機應如何合法處理才安全和合規？
二、格式化、重設和資料銷毀，究竟差在哪裡？
這幾個詞經常混在一起使用，但實際上可能是很不同的工序。
最容易理解的分別是：有些操作只令資料不再顯示，有些才是針對資料本身作清除或銷毀。
| 做法 | 一般作用 | 清走設備前要留意甚麼？ |
|---|---|---|
| 重設／恢復出廠設定 | 還原系統、帳戶或機器設定；是否清除全部資料，視乎產品及選項 | 不要假設所有重設功能都包含安全擦除，應查閱原廠說明 |
| 格式化 | 重新建立檔案系統；快速格式化通常主要處理索引等資訊 | 看起來空白，不代表原有內容已無法復原 |
| 經驗證的資料清除或淨化 | 透過適合媒體的覆寫、裝置擦除或加密銷毀等方式處理資料 | 要確認方法適用於該型號、操作已完成，並保留結果 |
| 物理銷毀 | 以破碎、碾磨等方式，破壞實際儲存資料的磁碟片或晶片 | 儲存媒體不能再用；須確認破壞程度，不是只弄壞外殼 |
為甚麼格式化後，資料仍可能被找回？
以常見的快速格式化來說，可以把它想像成移除了書的目錄，但未必清走每一頁內容。
系統不再按原來方式顯示檔案，並把相關空間標示為可以重新使用；原有資料卻可能仍留在儲存媒體上，因此有機會被復原工具找回。
不同系統、格式化選項及儲存媒體的行為並不完全相同。完整格式化也可能涉及覆寫，SSD 更有自身的資料管理機制。因此，不宜籠統地說「格式化一定能復原」，但同樣不能認為「格式化了就一定安全」。
較穩妥的做法，是確認執行了甚麼清理功能，以及它是否符合公司的資料處理要求。
（插圖 2：顯示磁碟已清空的電腦畫面，與經專業破碎的硬碟碎件對照，無文字。）
用 NIST 的三類處理方式，把要求說清楚
美國國家標準技術研究院的 NIST SP 800-88《媒體清理指引》，是業界常用的國際參考之一。Revision 2 於 2025 年 9 月發布，取代原有 Revision 1，沿用 Clear、Purge、Destroy 三類處理方式。
不用背熟技術名稱，理解以下分別，已能幫助大家與供應商溝通。
| 類別 | 淺白理解 | 常見例子及限制 |
|---|---|---|
| Clear（清除） | 防止以一般、非侵入式復原方式取得資料 | 例如適用且經驗證的軟件覆寫；一般刪除、快速格式化或普通重設不能自動算作 Clear |
| Purge（淨化） | 即使使用先進實驗室技術，復原目標資料也變得不可行 | 例如適用的消磁、裝置清理指令或加密銷毀；須核對媒體、實作及驗證結果 |
| Destroy（銷毀） | 破壞儲存媒體，令復原不可行，而且媒體不能再用作儲存 | 例如達到要求的物理破碎或碾磨；只鑽穿外殼或壓彎硬碟並不一定足夠 |
跟回收商或供應商查詢時，可以這樣問：「這個方法適用於我們的 HDD 或 SSD 嗎？你們按甚麼標準處理？屬於哪一類？完成後如何核對及記錄結果？」這比只問「安不安全」更容易得到具體答案。不過，不能只靠對方說出一個類別便當作確認，仍要了解實際方法和驗證安排。
NIST 是技術參考，並不是香港法例指定所有設備都必須採用的同一套工序。最終仍要配合資料敏感程度、公司政策及合約要求。
三、不是每部舊機都要打碎：先看資料風險，再看設備去向
要不要安排專業資料銷毀，不能只看公司規模，也不能只看機器新舊。較實際的判斷方法，是先問以下三件事。
1. 公司或客戶有沒有指定要求？
先查閱資訊保安、文件保留、資產報廢或總部指引，看看是否指定處理方式、處理類別，或要求保留銷毀證明。
若已有要求，就按要求安排，毋須自行另訂一套標準。
2. 設備曾經處理甚麼資料？
人事檔案、薪酬紀錄、身份證副本、客戶聯絡資料、財務文件和合約，都值得特別留意。
不確定內容時，可先按可能有敏感資料處理，再請相關人員確認。 不宜只因為「平時只是做文書」便認定沒有風險。
若經確認只有公開資料，也仍應按公司政策完成合適清理，不建議把普通格式化當成通用的安全保證。
3. 設備之後會報廢，還是繼續使用？
- 確定報廢： 可考慮適用的消磁或物理銷毀方法。
- 轉售、捐贈或內部重用： 可考慮經驗證的清除或淨化方式，保留可用的儲存裝置。
- 租賃設備： 先取得供應商確認，再決定可執行哪些操作，不能自行拆碟或銷毀。
曾處理敏感資料、公司內部缺乏合適工具，或需要向客戶及審計交代的設備，宜由具備相關能力的內部人員或專業處理商負責。
專業處理不一定等於把整部機器打碎。 重點是選對方法、確認處理結果，並留下可追查的紀錄。
四、消磁、物理破碎、碾磨：各自適合甚麼情況？
詢價時，請對方說明實際工序，以及是否適用於你的 HDD 或 SSD，不要只接受「我們都會處理」這類概括答覆。
| 方法 | 怎樣處理 | 較適合的情況 | 主要注意事項 |
|---|---|---|---|
| 消磁（Degaussing） | 用足夠強度的磁場破壞磁性紀錄 | 適用的 HDD 或其他磁性媒體報廢處理 | 對 SSD 的快閃儲存無效；消磁設備須適合該媒體 |
| 物理破碎（Shredding） | 用專用設備切碎儲存媒體 | HDD、SSD 報廢，或需要見證銷毀的批次 | 要有效破壞磁碟片或快閃晶片，並確認碎片大小及流程 |
| 碾磨（Pulverisation） | 把媒體處理成更細的碎屑 | 對碎片大小或銷毀程度有較高要求的批次 | 設備和工序要求較高，費用通常亦較高 |
消磁：HDD 可以考慮，SSD 不能照辦
HDD 以磁性方式儲存資料，適當消磁可以破壞相關紀錄。不過，消磁設備必須有足夠的能力處理該種媒體，不能只憑「用過磁場」便認定完成。
SSD 則以快閃記憶體晶片儲存資料，消磁不能有效清除其中的內容。
消磁後的 HDD 一般不能再正常使用。因此，若希望保留原有硬碟繼續使用，便不適合選擇消磁。若只是保留電腦的其他部件，則可評估更換儲存裝置後再重用。
物理破碎：要毀的是儲存部分，不只是外殼
HDD 的資料主要存放在磁碟片上；SSD 則存放在快閃記憶體晶片內。
外殼被鑽穿、機身被壓彎，甚至電路板已斷開，都不代表所有儲存部分已受到足夠的破壞。尤其 SSD 的晶片較細小，若碎片太大，仍可能留下完整晶片。
所以，應問清楚：
- 是否有分開處理 HDD 和 SSD 的要求？
- 破碎後的粒度或碎片大小是多少？
- 怎樣確認實際儲存資料的部分已被有效破壞？
- 可否即場見證，或提供與設備識別資料相對應的錄影紀錄？
只拆機、不處理儲存媒體，並不等於完成資料銷毀。 即場見證或錄影可以輔助核對，但仍要配合清單、序號及處理紀錄。
碾磨：碎得更細，也要看實際工序
碾磨通常把儲存媒體處理成更細的碎屑，進一步降低復原的可能，適合對銷毀程度有較高要求的情況。
不過，不能只憑服務名稱判斷效果。破碎或碾磨的實際成果，仍要看設備、工序、碎片大小及採用標準。查詢時宜請對方提供具體說明，而不是只比較哪個名稱聽起來更徹底。
SSD 想保留重用，可以怎樣做？
若 SSD 仍正常運作，可考慮使用裝置支援的 Sanitize 或適當的 Secure Erase 功能。
SSD 會透過磨損均衡（wear levelling）等機制，把資料分配到不同的實體位置。一般覆寫軟件不一定能覆蓋所有曾儲存資料的區域，所以不能直接套用 HDD 的做法。
合適的裝置清理功能可針對一般覆寫未能涵蓋的區域處理，但實際效果要視乎裝置支援、功能實作及所選操作。Sanitize 並非只有 SCSI 裝置才有，不同儲存介面也有相關機制。
不能一概以「支援 Sanitize 就用 Sanitize，否則用 Secure Erase」作為唯一準則，也不能單憑指令名稱便認定已達到 Purge。 應按型號、原廠說明、所需處理類別及驗證結果選擇。
加密銷毀也是其中一種途徑：透過妥善清除解密所需的金鑰，令資料無法再解讀。但前提是原有加密及金鑰管理符合要求，不是刪除登入密碼便可以。
這些操作宜交由熟悉設備的人員執行，並保留所用工具或指令、完成狀態、錯誤訊息及驗證結果。若裝置故障、功能不支援，或結果無法確認，再考慮其他合適方法。
實務提示：記住這個分別便夠 -- HDD 可以按情況選擇消磁、破碎或碾磨；SSD 不能靠消磁清除資料，要採用適合且經驗證的擦除方式，或有效的物理銷毀。
（插圖 3：技術員核對已拆出的硬碟及識別標籤，真實照片風格，無文字。）
五、機內有個人資料，就不只是公司的內部安排
提起敏感資料，大家可能先想到商業機密。但員工姓名、薪酬表、掃描文件，以及可識別個人的客戶聯絡資料，也可能涉及個人資料保障。
香港《個人資料（私隱）條例》（第 486 章）的六項保障資料原則中，與舊設備處置尤其相關的包括：
- 保障資料第 4 原則——資料保安： 須採取所有切實可行的步驟，保障個人資料免受未經授權或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用。
- 保障資料第 2 原則——資料保留： 個人資料的保留時間不應超過達致使用目的實際所需。
條例第 26 條亦就刪除已不再需要的個人資料訂有要求，但須留意法律禁止刪除或公眾利益等例外。
這並不表示每一部存有個人資料的舊機，法律都指定必須打碎硬碟或取得某一款證明；但公司需要按風險採取合適措施，不能以「已交給回收商」便當作責任完結。
若委託第三方代為處理個人資料，資料使用者仍須透過合約規範或其他方法，確保相關保留及保安要求得到遵守。因此，處理方式、交收安排及紀錄要求，值得預先寫清楚。
公司規模較小，也不會因此自動獲豁免。
實務提示: 以上是一般性說明，不構成法律意見。若涉及大量個人資料、疑似外洩事件、行業規定或客戶合約要求，宜諮詢法律顧問，並查閱個人資料私隱專員公署的相關指引。
六、銷毀證明有甚麼用？拿到一張紙就夠嗎？
銷毀證明（Certificate of Destruction）是處理方發出的書面紀錄，用來說明哪些設備或儲存媒體，於甚麼時間、以甚麼方式完成銷毀。
它的價值在於方便核對和追查，而不是單靠「有證書」便保證處理一定安全。證明也不能代替公司內部的保安政策及實際核對工作。
查詢時，可確認證明是否列明：
- 銷毀日期，以及處理地點；
- 設備或儲存媒體的型號、序號、資產編號或其他識別資料；
- 數量，以及與交收清單的對應關係；
- 實際採用的處理方法；
- 如適用，所依據的標準及處理結果；
- 處理方名稱，以及負責人的簽署或確認。
序號或其他可追溯的識別資料尤其重要。 若證明只寫「已銷毀硬碟十顆」，卻沒有對應清單，日後便較難核對是否正是公司交出的那一批。
哪些情況值得特別提出紀錄要求？
- 設備曾處理人事、財務、客戶或合約資料；
- 客戶合約、總部政策或審計要求提供證明；
- 設備交由第三方搬走，需要記錄交收與處理過程；
- 金融、醫療、法律等業務有額外的保密、合約或監管要求。
如果採用的是保留設備重用的資料清除方式，也可要求相應的清理報告及驗證紀錄，不一定要把文件統稱為「銷毀證明」。
無論自行送交回收、使用銷售商除舊服務，還是請回收商上門，建議把報價單、交收／收貨紀錄，以及銷毀證明或清理報告放在同一個檔案位置。序號清單、照片及錄影亦可一併保存，日後便不用四處找資料。
七、租賃電腦或影印機：資料是公司的，設備卻未必是
租賃設備最容易出現的誤會，是以為「裡面存的是我們的資料，所以硬碟可以自行拆走」。
但租賃電腦、手提電腦或影印機的擁有權，通常仍在供應商或租賃公司。擅自拆走硬碟、消磁或破碎，可能違反租約、損壞設備，甚至涉及賠償。
較穩妥的次序是：先查租約，再取得書面確認，最後安排交還。
第一步：翻查租約或服務條款
留意是否列明：
- 設備交還時須維持甚麼狀態；
- 是否要求恢復出廠設定或清除帳戶；
- 資料清理由誰負責；
- 是否准許拆換或保留儲存裝置；
- 額外處理費用如何計算。
第二步：用電郵問清楚供應商
可以直接提出以下問題：
- 交還前，我們需要完成哪些資料清理操作？
- 機內資料由你們清理，還是由我們另行安排？
- 你們會用甚麼方法處理？是否適用於該型號及儲存媒體？
- 清理會在收機前完成，還是收機後處理？期間如何保管設備？
- 會否提供清理報告或銷毀證明，並列明識別資料？
- 如需由我們另找處理商，可否拆換或銷毀儲存裝置？費用由誰承擔？
第三步：確認安排後才預約交還
供應商說「我們會處理」時，不必只靠口頭承諾。請對方在電郵或文件中寫明服務範圍、方法及紀錄安排，並保存往來文件。
實務提示: 未取得供應商書面同意前，不要擅自拆走硬碟，也不要自行把租賃設備交給回收商銷毀。恢復出廠設定是否足夠，亦應按實際功能及資料要求確認，不能只看租約有沒有寫「reset」。
八、清走前五步清單：照着核對，較不容易漏項
真正安排時，可以把前面的資訊整理成以下五步。
第一步：查政策，也確認哪些資料仍須保留
查閱公司、總部或客戶要求。清理或銷毀前，先確認仍需使用或依法保留的資料已妥善轉移，避免刪掉唯一一份紀錄。
第二步：盤點設備和資料風險
列出設備型號、資產編號、儲存裝置數量及 HDD／SSD 類型。確認設備曾處理哪些資料；若未能確認，先按可能有敏感資料安排。
第三步：分清自有與租賃，決定是否重用
自有設備可按政策選擇清理或銷毀；租賃設備先取得供應商確認。若打算轉售、捐贈或內部重用，應選擇可保留設備的合適方式。
第四步：確認方法、處理方及驗證紀錄
不只問「有沒有銷毀」，也要確認方法是否適用於媒體、達到甚麼要求，以及完成後如何核對。
SSD 不要安排消磁；普通重設或格式化也不要直接當成 Clear。
第五步：書面確認費用及交收安排，再讓設備離場
確認服務範圍、處理時間、搬運安排、紀錄文件及額外收費。若需離場後才銷毀，亦應確認運送、暫存及交收清單。
設備上車前核對一次，通常比離場後追問容易得多。
九、詢價時可以直接複製的問題清單
找供應商或回收商時，毋須先寫一封很技術性的電郵。提供設備照片、型號、數量及預計清走日期，再附上以下問題，已能幫助雙方釐清大部分安排。
儲存裝置與處理方法
- 每部設備有多少個儲存裝置？你們會確認並逐一處理嗎？
- 報價包括拆出儲存裝置，還是只搬走整部機器？
- 會採用消磁、破碎、碾磨，還是裝置擦除功能？
- 我們的設備有 SSD，你們會採用甚麼適用方法？
- 如採用物理銷毀，碎片大小或破碎粒度有甚麼要求？
- 如何確認處理已完成？若擦除失敗或發現額外儲存裝置，會怎樣跟進？
交收與證明
- 資料會在現場處理，還是運走後處理？
- 如需運走，期間如何保管？會否交由其他處理商跟進？
- 會否提供逐項交收清單？
- 銷毀證明或清理報告是否包括在報價內？會否列明序號或其他識別資料？
- 可否即場見證或提供錄影？是否另外收費？
費用與上門安排
- 可否分項列明搬運、拆碟、資料處理及證明費用？
- 收費按設備、儲存裝置數量，還是整批計算？
- 樓梯搬運、停車場、指定時段或其他附加費如何計算？
- 預計甚麼時候上門、完成處理，以及發出文件？
專業資料銷毀涉及專用設備、人手、驗證和紀錄安排，通常不是一般搬運回收的免費附帶服務。即使回收或搬運本身免費，也應另行確認資料處理及證明的收費。
要求分項報價，既方便比較供應商，也方便日後向財務或管理層交代。比較時不要只看總價：有些報價只包括搬走設備，另一些才包括逐顆處理、驗證及出具文件。
下一步：先安排資料，再安排清走
舊 IT 設備回收前，不需要每個人都懂得操作擦除工具，但需要把幾件事確認清楚：機內有甚麼儲存裝置、資料是否敏感、設備是否租賃、會用甚麼方法處理，以及有甚麼紀錄可供核對。
格式化或重設不能一概當作完成資料清理；找了回收商，也不代表已安排資料銷毀。 先把方法、責任、費用和文件要求寫清楚，再安排設備離場，整個過程會穩妥得多。
若需要上門搬運、回收，並安排儲存裝置的資料銷毀，可查詢香港 4R 的以下服務：
需要銷毀證明、指定處理方法、即場見證或錄影時，宜在詢價時一併提出，並確認適用設備、服務範圍及費用。
常見問題 FAQ
Q1：不知道舊機裡有甚麼資料，也不懂分 HDD 和 SSD，可以怎樣開始？
先拍下設備外觀、型號牌及資產標籤，整理數量，再請熟悉設備的人或供應商確認儲存裝置類型，不必自行拆機。
資料內容未能確認時，可先按可能有敏感資料處理。在清理或銷毀安排確定前，先妥善保管設備，不要急着交出去。
Q2：公司規模不大，也沒甚麼機密資料，是否可以只做格式化？
公司規模不是判斷標準。員工薪酬表、身份證副本和客戶聯絡資料，都可能涉及個人資料；條例下的保障責任不會因公司規模小而自動免除。
即使確認只有公開資料，也應按公司政策選擇合適清理方式。普通格式化或重設不能作為通用的安全保證，仍要核對實際功能及完成結果。
Q3：已刪除檔案、清空資源回收筒，再格式化及重裝系統，還要另外處理嗎？
不能只靠這些步驟判定完成。刪除檔案及快速格式化通常不等於安全清理，重裝系統亦不代表所有原有資料都已被覆蓋。
部分完整格式化或重設功能可能涉及覆寫或其他擦除，但仍須核對實際功能及結果。曾存有敏感資料的設備，宜安排適合該媒體且經驗證的處理方式。
Q4：HDD 用覆寫軟件跑多幾次，是不是一定更安全？SSD 可以照做嗎？
不能只看覆寫次數。對 HDD 而言，適當且經驗證的覆寫可以是 Clear 的做法，但要看是否覆蓋所需範圍、裝置是否正常，以及結果是否符合政策。
SSD 有磨損均衡及非直接可存取區域，不能照搬 HDD 的做法。高度敏感資料亦可能需要 Purge 或 Destroy，而不只是增加覆寫次數。
Q5：回收商說「資料一定會清走」，還需要問甚麼？
至少再問四件事：用甚麼方法、是否適用於 HDD／SSD、何時完成，以及有甚麼紀錄。
同時確認報價是否包括資料處理。只答應搬走設備，或只說「不會外洩」，都不足以交代實際工序。SSD 的快閃資料不能靠消磁清除，也不要接受一套方法處理所有媒體的籠統說法。
Q6：舊機已經開不到機，是否仍要處理硬碟？
仍要按原有資料風險安排。開不到機可能只是電源或主機板故障，硬碟未必有問題。
即使儲存裝置本身故障，也不能當作資料已被銷毀；若不能完成並驗證軟件擦除，可評估適用的消磁或物理銷毀等方法。
Q7：想把舊電腦捐出或轉售，是否一定要拆走硬碟？
不一定。正常運作的儲存裝置，可按公司政策採用合適且經驗證的清除或淨化方式，再保留重用。
若政策要求物理銷毀、裝置有故障，或清理結果無法確認，則可考慮處理原有硬碟後，另裝儲存裝置。租賃設備必須先取得供應商同意。
Q8：可以自己用鑽頭鑽穿硬碟，再拍照留底嗎？
不建議把鑽孔當成可靠的完成標準。只破壞局部磁碟片、外殼或電路板，可能仍留下可復原的資料；SSD 更可能有完整晶片未被破壞。自行處理亦有碎片飛散及受傷風險。
照片可以輔助記錄，但不能證明破壞程度已符合要求。需要可靠結果時，宜交由具備合適設備和流程的人員處理。
Q9：銷毀證明是否每次都必須有？收到後要核對甚麼？
不能一概而論。香港的個人資料保障要求，並不是規定每次回收設備都必須取得一張指定格式的銷毀證明；但公司政策、客戶合約或相關業務要求可能另有規定。
收到後，宜核對日期、數量、序號或其他識別資料、處理方法及處理方確認，並與交收清單對照。涉及敏感資料時，即使沒有硬性要求，保留可追溯的交收及處理紀錄仍是較穩妥的做法。
Q10：租賃供應商說會處理資料，我還要做甚麼？
請對方書面確認處理方法、完成時間、保管安排，以及會否提供清理報告或銷毀證明。同時查閱租約，確認交還前需要完成的操作。
不要因為資料屬於公司，就自行拆走或銷毀供應商的硬碟。若需另找處理商，先確認供應商是否同意，以及費用由誰承擔。
Q11：專業資料銷毀通常要另外收費嗎？
通常要，但服務組合各有不同。詢價時宜分開確認搬運、拆碟、資料處理、證明、即場見證或錄影，以及停車場等費用。
比較報價時，也要核對處理的儲存裝置數量及文件內容，不能只比較總價。若涉及商用影印機，可一併參考香港舊影印機合法處理指引。