辦公室換機、搬遷或清理舊設備，通常要先處理幾件事：甚麼時候搬走、找誰回收、費用多少。不過，在確認上門日期之前，還有一件事值得先問清楚：
機器清走了，裡面的公司資料會怎樣處理？
舊電腦裡可能有員工薪酬表、客戶名單、報價紀錄和電郵備份；影印機也可能存有掃描文件、打印工作或通訊錄。即使已經關機、恢復出廠設定，甚至開不到機，都不代表這些資料已經消失。無論清走的是桌上電腦、手提電腦（laptop）、商用影印機、多功能打印機（MFP），還是伺服器（server），核心問題都一樣：機內的儲存裝置，是否已得到合適處理？
以下先釐清格式化與資料銷毀的分別，再介紹 HDD 和 SSD 的處理方法、租賃設備的注意事項，以及報價和交收時值得核對的內容。不熟悉 IT，也可以跟着步驟安排。
全文速讀總結
- 回收設備與處理資料是兩回事。 答應搬走舊機，不代表會清理或銷毀資料。
- 格式化或重設不一定足夠。 磁碟看起來空白，不代表原有資料已無法復原。
- NIST SP 800-88 將媒體處理分為 Clear、Purge、Destroy 三類；一般格式化不能自動視為達到 Clear。
- 曾處理人事、財務、客戶或合約資料的設備，更應安排適當的處理方式來處理，並保留紀錄。
- 消磁對 SSD 的快閃儲存無效。 HDD 與 SSD 要按各自的儲存方式選擇方法。
- 機內存有個人資料時，妥善處理資料是香港《個人資料（私隱）條例》要求的責任。
- 專業資料銷毀通常另外收費；銷毀證明、即場見證或錄影是否包括在內，宜預先確認。
- 租賃設備先查租約，再問供應商。 未取得書面同意前，不要擅自拆走硬碟或銷毀設備。
一、關機、拆走硬碟、開不到機，都不代表資料已清除
很多 IT 設備都靠內置或外接儲存裝置保存資料。電腦和 server 固然如此，商用影印機及多功能打印機也可能配備硬碟或其他儲存模組，用來保存或暫存打印工作、掃描文件及通訊錄。所以，很多設備不只是一個「工具」，也很可能是一個裝著公司資料的「盲盒」。
常見的儲存媒體主要有兩類：
| 儲存媒體 | 可以怎樣理解 | 關機後資料會消失嗎？ |
|---|---|---|
| 硬碟（HDD，Hard Disk Drive） | 以磁碟片上的磁性訊號記錄資料 | 不會；關機本身不會清除資料 |
| 固態硬碟（SSD，Solid State Drive） | 以快閃記憶體晶片儲存資料 | 不會；同樣不會因關機而清空 |
清走設備前，有兩個常見誤解值得先釐清。
「把硬碟拆出來，是否就安全了？」
拆走硬碟，可以避免資料跟着整部機器離開，但只是改變了硬碟的位置，沒有清除裡面的內容。若硬碟仍可正常讀取，而資料未受有效保護，別人接上合適的讀取設備後，仍可能讀到資料。因此，拆出的硬碟也要妥善保管，並安排後續清理或銷毀，不能放進抽屜便當作完成。
「機器已經壞了，資料應該讀不到吧？」
不一定。壞的是電源、主機板或屏幕，儲存裝置可能仍然正常。即使硬碟本身出現故障，也不能只憑「讀不到」便判定資料已無法復原。真正要避免的，是設備或硬碟未經妥善處理便流入不明渠道、二手市場，或者交收後再也無法追查。當管理層、客戶或審計問起時，「已關機」或「已交回收」都不足以交代資料的去向。
實務提示：一部設備可能不止一個儲存裝置。Server 可能有多顆硬碟；影印機除了 HDD，也可能有其他儲存模組。
若今次要清走的是商用影印機，回收渠道與收費背景可一併參考：香港舊影印機應如何合法處理才安全和合規？
二、格式化、重設和資料銷毀，有何分別？
這幾個詞經常混在一起使用，但實際上可能是很不同的工序。最容易理解的分別是：有些操作只令資料不再顯示，有些才是針對資料本身作清除或銷毀。
| 做法 | 一般作用 | 清走設備前要留意甚麼？ |
|---|---|---|
| 重設／恢復出廠設定 | 還原系統、帳戶或機器設定；是否清除全部資料，視乎產品及選項 | 不要假設所有重設功能都包含安全擦除，應查閱原廠說明 |
| 格式化 | 重新建立檔案系統；快速格式化通常主要處理索引等資訊 | 看起來空白，不代表原有內容已無法復原 |
| 資料覆寫清除或淨化 | 透過適合媒體的覆寫、裝置擦除或加密銷毀等方式處理資料 | 要確認方法適用於該型號、操作已完成，並保留結果 |
| 物理銷毀 | 以破碎、碾磨等方式，破壞實際儲存資料的磁碟片或晶片 | 儲存媒體不能再用；須確認破壞程度，不是只弄壞外殼 |
為甚麼格式化後，資料仍可能被找回？
以常見的快速格式化來說，可以把它想像成移除了書的目錄，但未必清走每一頁內容。在格式化之後，系統會把原本檔案佔用了的空間標示為可以重新使用，看起來就像資料被刪除了。但實際上，原有的資料可能仍留在儲存媒體上，網絡上許多免費工具都能夠不同程度地將這些資料找回並恢復過來。不同系統、格式化選項及儲存媒體的行為並不完全相同。完整格式化也可能涉及覆寫，SSD 更有自身的資料管理機制。因此，不能籠統地說「格式化一定能復原」，但同樣也不能認為「格式化了就一定安全」。
穩妥的做法是確認執行了甚麼清理功能，以及它是否符合公司的資料處理要求。
（插圖 2：顯示磁碟已清空的電腦畫面，與經專業破碎的硬碟碎件對照，無文字。）
業界標準： NIST 的三類處理方式
美國國家標準技術研究院的 NIST SP 800-88《媒體清理指引》，是業界常用的國際參考之一。Revision 2 於 2025 年 9 月發布，取代原有 Revision 1，沿用 Clear、Purge、Destroy 三類處理方式。
不用背熟各類技術名稱，下表為大家簡單列出他們的分別，方便大家和供應商溝通。
| 類別 | 淺白理解 | 常見例子及限制 |
|---|---|---|
| Clear（清除） | 防止通過比較基礎，非侵入式的復原方式取得資料 | 例如使用專業的軟件進行數據的抹除和覆寫； 一般在操作系統中按“刪除”、“快速格式化”或普通重設並不能自動算作 Clear |
| Purge（淨化） | 即使使用了先進的實驗室技術，也無法復原資料 | 例如使用消磁、裝置清理指令或加密銷毀 |
| Destroy（銷毀） | 物理上破壞儲存媒體，令復原不可行，而且媒體不能再用作儲存 | 例如通過絞碎或碾磨方式破壞儲存裝置； 如果只鑽穿外殼或壓彎硬碟，並不一定足夠 |
需要注意的是，NIST 指示技術上的參考標準，香港法例並沒有指定所有設備都必須採用的哪一套工序來銷毀。公司最終還是需要配合自身的資料敏感程度、內部政策及客戶的合約要求來決定。
三、不是每部舊機都要打碎：先看資料風險，再看設備去向
要不要安排專業資料銷毀，應根據以下三項來決定。
1. 公司或客戶有沒有指定要求
查閱公司或客戶對資訊保安、文件保留、資產報廢的指引，看看是否指定處理方式和要求。若已有要求，就按要求安排，毋須自行另訂一套標準。
2. 設備曾經處理了甚麼資料
如果設備曾經處理過人事檔案、薪酬紀錄、身份證副本、客戶聯絡資料、財務文件和合約，都值得特別留意。不確定內容時，可先假設是最壞情況（即最嚴格的保密要求），然後再請相關人員確認。 不宜只因為「平時只是做文書」便認定沒有風險。
若經確認只有公開資料，也仍應按公司政策完成合適清理，不建議把普通格式化當成通用的安全保證。
3. 設備之後是會報廢，還是重用
- 確定報廢： 可考慮適用的消磁或物理銷毀方法。
- 轉售、捐贈或內部重用： 可考慮經驗證的清除或淨化方式，保留可用的儲存裝置。
- 租賃設備： 先取得供應商確認，再決定可執行哪些操作，不能自行拆碟或銷毀。
曾處理敏感資料、公司內部缺乏合適工具，或需要向客戶及審計交代的設備，應由具備相關能力的內部人員或專業處理商負責。專業處理不一定等於把整部機器打碎。 重點是選對方法、確認處理結果，並留下可追查的紀錄。
四、消磁、物理破碎、碾磨：各自適合甚麼情況？
詢價時，請對方說明實際工序，以及是否適用於你的 HDD 或 SSD，不要只接受「我們都會處理」這類概括的答覆。
| 方法 | 怎樣處理 | 較適合的情況 | 主要注意事項 |
|---|---|---|---|
| 消磁（Degaussing） | 用足夠強度的磁場破壞磁性紀錄 | 適用的 HDD 或其他磁性媒體報廢處理 | 對 SSD 的快閃儲存無效；消磁設備須適合該媒體 |
| 物理破碎（Shredding） | 用專用設備切碎儲存媒體 | HDD、SSD 報廢，或需要見證銷毀的批次 | 要有效破壞磁碟片或快閃晶片，並確認碎片大小及流程 |
| 碾磨（Pulverisation） | 把媒體處理成更細的碎屑 | 對碎片大小或銷毀程度有較高要求的批次 | 設備和工序要求較高，費用通常亦較高 |
消磁：只能處理 HDD ，對 SSD 無效
HDD 以磁性方式儲存資料，適當消磁可以破壞相關紀錄。不過，消磁設備必須有足夠的能力處理該種媒體，不能只憑「用過磁場」便認定完成。 SSD 則以快閃記憶體晶片儲存資料，消磁不能有效清除其中的內容。
消磁後的 HDD 一般不能再正常使用。因此，若希望保留原有硬碟繼續使用，便不適合選擇消磁。若只是保留電腦的其他部件，則可評估更換儲存裝置後再重用。
物理破碎：要毀的是儲存部分，不只是外殼
HDD 的資料主要存放在磁碟片上；SSD 則存放在快閃記憶體晶片內。外殼被鑽穿、機身被壓彎，甚至電路板已斷開，都不代表所有儲存部分已受到足夠的破壞。尤其 SSD 的晶片較細小，若碎片太大，仍可能留下完整晶片。
所以，使用物理破碎時，應先問清楚破碎後的粒度或碎片的大小，是否符合銷毀的要求。
碾磨：碎得更細，也要看實際工序
碾磨通常把儲存媒體處理成更細的碎屑，進一步降低復原的可能，適合對銷毀程度有較高要求的情況。不過，不能只憑服務名稱判斷效果。破碎或碾磨的實際成果，仍要看設備、工序、碎片大小及採用標準。查詢時宜請對方提供具體說明，而不是只比較哪個名稱聽起來更徹底。
SSD 想保留重用，可以怎樣做？
若 SSD 仍正常運作，可考慮使用裝置支援的 Secure Erase 功能。SSD 會透過磨損均衡（wear leveling）等機制，把資料分配到不同的實體位置。一般覆寫軟件不一定能覆蓋所有曾儲存資料的區域，需要使用專業特定的覆寫軟件來進行，專業的覆寫軟件可針對一般覆寫未能涵蓋的區域處理，這和傳統的 HDD 磁區數據覆寫做法有所不同。
加密銷毀也是其中一種途徑：透過妥善清除解密所需的金鑰，令資料無法再解讀。但前提是原有加密及金鑰管理符合要求，不是刪除登入密碼便可以。
這些操作宜交由熟悉設備的人員執行，並保留所用工具或指令、完成狀態、錯誤訊息及驗證結果。若裝置故障、功能不支援，或結果無法確認，再考慮其他合適方法。
實務提示：記住這個分別便夠 -- HDD 可以按情況選擇消磁、破碎或碾磨；SSD 不能靠消磁清除資料，要採用適合且經驗證的擦除方式，或有效的物理銷毀。
（插圖 3：技術員核對已拆出的硬碟及識別標籤，真實照片風格，無文字。）
五、銷毀證明
銷毀證明（Certificate of Destruction）是銷毀服務方發出的書面紀錄，用來說明哪些設備或儲存媒體，於甚麼時間、以甚麼方式完成銷毀。它的價值在於方便核對和追查，而不是單靠「有證書」便保證處理一定安全。證書並不能代替公司內部的保安政策及實際核對工作。銷毀證明應列出儲存裝置的序號或其他可追溯的識別資料。 若證明只寫「已銷毀硬碟十顆」，卻沒有對應識別號清單，日後便較難核對是否正是公司交出的那一批。
六、租賃電腦或影印機：資料是公司的，設備卻未必是
租賃設備最容易出現的誤會，是以為「裡面存的是我們的資料，所以硬碟可以自行拆走」。但租賃電腦、手提電腦或影印機的擁有權，通常仍在供應商或租賃公司。擅自拆走硬碟、消磁或破碎，可能違反租約、損壞設備，甚至涉及賠償。較穩妥的次序是：先查租約，再取得書面確認，最後安排交還。
實務提示: 未取得供應商書面同意前，不要擅自拆走硬碟，也不要自行把租賃設備交給回收商銷毀。恢復出廠設定是否足夠，亦應按實際功能及資料要求確認，不能只看租約有沒有寫「reset」。
七、清走前五步清單：照着核對，較不容易漏項
真正需要安排設備回收時，可以把前面的資訊整理成以下五步。
- 第一步：查政策，確認哪些資料仍須保留
- 查閱公司、總部或客戶要求。清理或銷毀前，先確認仍需使用或依法保留的資料已妥善轉移，避免刪掉唯一一份紀錄。
- 第二步：盤點設備和資料風險
- 列出設備型號、資產編號、儲存裝置數量及 HDD／SSD 類型。確認設備曾處理哪些資料；若未能確認，先按可能有敏感資料安排。
- 第三步：分清自有與租賃，決定是否重用
- 自有設備可按政策選擇清理或銷毀；租賃設備先取得供應商確認。若打算轉售、捐贈或內部重用，應選擇可保留設備的合適方式。
- 第四步：確認方法、處理方及驗證紀錄
- 不只問「有沒有銷毀」，也要確認方法是否適用於媒體、達到甚麼要求，以及完成後如何核對。
- SSD 不要安排消磁；普通重設或格式化也不要直接當成 Clear。
- 第五步：書面確認費用及交收安排，再讓設備離場
- 確認服務範圍、處理時間、搬運安排、紀錄文件及額外收費。若需離場後才銷毀，亦應確認運送、暫存及交收清單。
- 設備上車前核對一次，通常比離場後追問容易得多。
八、詢價時可以直接複製的問題清單
找供應商或回收商時，毋須先寫一封很技術性的電郵。提供設備照片、型號、數量及預計清走日期，再附上以下問題，已能幫助雙方釐清大部分安排。
儲存裝置與處理方法
- 服務商是否只搬走設備，還是會包括拆出儲存裝置和銷毀？
- （如果你沒有指定特定的銷毀方式）會採用哪種方式去銷毀儲存裝置？
- （如果你要指定特定的銷毀方式）是否支持「消磁/破碎/碾磨/安全擦除」（只保留想要的方式）？
- 如採用物理銷毀，碎片大小或破碎粒度的要求是…
- 銷毀完成之後，會有什麼證明？
交收與證明
- 資料會在現場處理，還是運走後處理？
- 如需運走，期間如何保管？會否交由其他處理商跟進？
- 銷毀證明或清理報告是否包括在報價內？會否列明序號或其他識別資料？
- 可否即場見證或提供錄影？是否另外收費？
費用與上門安排
- 可否分項列明搬運、拆碟、資料處理及證明費用？
- 收費按設備、儲存裝置數量，還是整批計算？
- 樓梯搬運、停車場、指定時段或其他附加費如何計算？
- 預計甚麼時候上門、完成處理，以及發出文件？
專業資料銷毀涉及專用設備、人手、驗證和紀錄安排，通常不是一般搬運回收的免費附帶服務。即使回收或搬運本身免費，也應另行確認資料處理及證明的收費。客戶要求分項報價，既方便比較供應商，也方便日後向財務或管理層交代。比較時不要只看總價：有些報價只包括搬走設備，另一些才包括逐顆處理、驗證及出具文件。
下一步：先安排資料，再安排清走
舊 IT 設備回收前，不需要每個人都懂得操作擦除工具，但需要把幾件事確認清楚：機內有甚麼儲存裝置、資料是否敏感、設備是否租賃、會用甚麼方法處理，以及有甚麼紀錄可供核對。
格式化或重設不能一概當作完成資料清理；找了回收商，也不代表已安排資料銷毀。 先把方法、責任、費用和文件要求寫清楚，再安排設備離場，整個過程會穩妥得多。
若需要上門搬運、回收，並安排儲存裝置的資料銷毀，可查詢香港 4R 的以下服務：
需要銷毀證明、指定處理方法、即場見證或錄影時，宜在詢價時一併提出，並確認適用設備、服務範圍及費用。
常見問題 FAQ
先拍下設備外觀、型號牌及資產標籤，整理數量，再請熟悉設備的人或供應商確認儲存裝置類型，不必自行拆機。資料內容未能確認時，可先按可能有敏感資料處理。在清理或銷毀安排確定前，先妥善保管設備，不要急着交出去。
公司規模不是判斷標準。員工薪酬表、身份證副本和客戶聯絡資料，都可能涉及個人資料；條例下的保障責任不會因公司規模小而自動免除。即使確認只有公開資料，也應按公司政策選擇合適清理方式。普通格式化或重設不能作為通用的安全保證，仍要核對實際功能及完成結果。
不能只靠這些步驟判定完成。刪除檔案及快速格式化通常不等於安全清理，重裝系統亦不代表所有原有資料都已被覆蓋。部分完整格式化或重設功能可能涉及覆寫或其他擦除，但仍須核對實際功能及結果。曾存有敏感資料的設備，宜安排適合該媒體且經驗證的處理方式。
不能只看覆寫次數。對 HDD 而言，適當且經驗證的覆寫可以是 Clear 的做法，但要看是否覆蓋所需範圍、裝置是否正常，以及結果是否符合政策。SSD 有磨損均衡及非直接可存取區域，不能照搬 HDD 的做法。高度敏感資料亦可能需要 Purge 或 Destroy，而不只是增加覆寫次數。
至少再問四件事：用甚麼方法、是否適用於 HDD／SSD、何時完成，以及有甚麼紀錄。同時確認報價是否包括資料處理。只答應搬走設備，或只說「不會外洩」，都不足以交代實際工序。SSD 的快閃資料不能靠消磁清除，也不要接受一套方法處理所有媒體的籠統說法。
仍要按原有資料風險安排。開不到機可能只是電源或主機板故障，硬碟未必有問題。即使儲存裝置本身故障，也不能當作資料已被銷毀；若不能完成並驗證軟件擦除，可評估適用的消磁或物理銷毀等方法。
不一定。正常運作的儲存裝置，可按公司政策採用合適且經驗證的清除或淨化方式，再保留重用。若政策要求物理銷毀、裝置有故障，或清理結果無法確認，則可考慮處理原有硬碟後，另裝儲存裝置。租賃設備必須先取得供應商同意。
不建議把鑽孔當成可靠的完成標準。只破壞局部磁碟片、外殼或電路板，可能仍留下可復原的資料；SSD 更可能有完整晶片未被破壞。自行處理亦有碎片飛散及受傷風險。照片可以輔助記錄，但不能證明破壞程度已符合要求。需要可靠結果時，宜交由具備合適設備和流程的人員處理。
不能一概而論。香港的個人資料保障要求，並不是規定每次回收設備都必須取得一張指定格式的銷毀證明；但公司政策、客戶合約或相關業務要求可能另有規定。收到後，宜核對日期、數量、序號或其他識別資料、處理方法及處理方確認，並與交收清單對照。涉及敏感資料時，即使沒有硬性要求，保留可追溯的交收及處理紀錄仍是較穩妥的做法。
請對方書面確認處理方法、完成時間、保管安排，以及會否提供清理報告或銷毀證明。同時查閱租約，確認交還前需要完成的操作。不要因為資料屬於公司，就自行拆走或銷毀供應商的硬碟。若需另找處理商，先確認供應商是否同意，以及費用由誰承擔。
通常要，但服務組合各有不同。詢價時宜分開確認搬運、拆碟、資料處理、證明、即場見證或錄影，以及停車場等費用。比較報價時，也要核對處理的儲存裝置數量及文件內容，不能只比較總價。若涉及商用影印機，可一併參考香港舊影印機合法處理指引。